Új üzlet nyitásakor a legtöbb vállalkozó órákat tölt a megfelelő helyszín kiválasztásával, összehasonlítja a beszállítókat, számolgatja a várható költségeket és megtervezi a nyitási kampányt. A háttérrendszerek kiválasztása viszont sokszor az utolsó pillanatra marad. Gyakran előfordul, hogy a döntés egyetlen szempont alapján születik meg: melyik megoldás érhető el gyorsan vagy kedvező áron.
Pedig egy rendszerrel nem néhány napig vagy néhány hétig kell együtt élni. Sok esetben évekig a napi munka része marad. Éppen ezért érdemes a választás előtt nemcsak a funkciókat nézni, hanem azt is végiggondolni, hogyan fogja támogatni a mindennapi működést, mennyi adminisztrációt spórolhat meg, és milyen problémákat segíthet elkerülni.
Ne a bemutatót figyeld, hanem a napi rutint
Bemutató közben szinte minden rendszer gyorsnak és egyszerűnek tűnik. Az értékesítő általában a leglátványosabb funkciókat mutatja meg, amelyek néhány perc alatt meggyőzőnek hatnak. A valóság azonban nem a bemutatóteremben kezdődik, hanem egy forgalmas hétfő délelőttön, amikor egyszerre több vásárlót kell kiszolgálni, telefon csörög, új áru érkezik, és közben mindenki siet.
Érdemes vásárlás előtt felírni a napi működés tíz leggyakoribb feladatát. Például: új termék felvitele, ár módosítása, nyugta visszakeresése, napi zárás elkészítése, kedvezmény kezelése vagy hibás tétel javítása. Ezután célszerű megkérni a forgalmazót, hogy ezeket mutassa be a gyakorlatban. Sokszor ilyenkor derül ki, hogy ami elsőre egyszerűnek tűnt, a mindennapokban jóval körülményesebb.
Az is hasznos lehet, ha a rendszer kipróbálásába nemcsak a tulajdonost, hanem egy leendő dolgozót is bevonnak. Egy olyan ember, aki még nem ismeri a felületet, gyakran néhány perc alatt megmutatja, hol vannak a bonyolult vagy nehezen átlátható pontok.
Az adminisztráció csökkentése több pénzt hozhat, mint egy új reklámkampány
Sok vállalkozásnál meglepően sok idő megy el olyan feladatokra, amelyek nem termelnek bevételt. A napi forgalmi adatok másolgatása, külön táblázatok vezetése, papírok egyeztetése vagy a korábbi tranzakciók visszakeresése gyakran észrevétlenül emészti fel a munkaidőt.
Érdemes készíteni egy egyszerű listát arról, hogy a nap végén milyen adminisztratív feladatokat végeznek a dolgozók. Ha ugyanaz az adat több helyen is megjelenik, máris van mit vizsgálni. Gyakori példa, hogy a napi forgalmat a rendszerből lekérik, majd ugyanazokat a számokat külön Excel-táblába is beírják. Ez elsőre csak néhány percnek tűnik, de napi tíz perc havonta már több mint három munkaórát jelent.
Hasznos kérdés lehet a rendszer kiválasztásakor: milyen riportok készíthetők automatikusan? Exportálhatók-e az adatok? Megkaphatja-e a könyvelő közvetlenül a szükséges információkat? Egyetlen automatizált folyamat gyakran több időt takarít meg, mint amennyit a vállalkozás egy kisebb marketingkampánnyal nyerne.
Egy korszerű pénztárgép egyik legnagyobb előnye éppen az lehet, hogy csökkenti a manuális adminisztráció mennyiségét, így a dolgozók több időt fordíthatnak az ügyfelekre és az értékesítésre.
A bővülésre már az első napon érdemes felkészülni
Sokan úgy választanak rendszert, mintha a vállalkozás mindig pontosan ugyanakkora maradna. A valóságban azonban egy sikeres üzlet általában fejlődik. Nő a forgalom, új termékek kerülnek be a kínálatba, esetleg új munkatársak vagy új telephely is megjelenik.
Vásárlás előtt érdemes konkrét kérdéseket feltenni. Hány terméket tud kezelni a rendszer? Több felhasználó dolgozhat-e benne egyszerre? Mi történik akkor, ha egy második üzlet is megnyílik? Közösen kezelhetők-e az adatok? Ezek a kérdések induláskor talán túlzónak tűnhetnek, de később komoly költségektől kímélhetik meg a vállalkozást.
Nem ritka, hogy egy cég néhány év alatt kinövi a korábbi megoldását. Ha a rendszer nem bővíthető, új eszközöket kell beszerezni, adatokat kell költöztetni, és a dolgozókat újra be kell tanítani. Sokkal egyszerűbb olyan alapot választani, amely a növekedéssel együtt tud fejlődni.
Az egyszerű használat nem kényelmi kérdés
Egy új dolgozó betanítása jól mutatja, mennyire átgondolt egy rendszer. Ha egy alapvető művelet megtanulásához több nap szükséges, az nemcsak időveszteséget jelent, hanem növeli a hibák esélyét is. A túl bonyolult folyamatok különösen csúcsidőben okoznak gondot, amikor gyors döntésekre és gyors munkára van szükség.
Hasznos módszer lehet, ha a próba során stopperrel mérik meg néhány alapfeladat idejét. Mennyi idő alatt lehet új terméket rögzíteni? Mennyi idő szükséges egy korábbi tranzakció visszakereséséhez? Mennyi ideig tart a napi zárás elkészítése? Ezek sokkal többet elárulnak egy rendszerről, mint a marketinganyagok.
Érdemes arra is figyelni, hogy a leggyakoribb műveletek hány lépésből állnak. Ha egy egyszerű feladathoz öt-hat külön kattintás szükséges, az hosszú távon felesleges időveszteséget jelenthet.
Nem minden funkció ér ugyanannyit
Gyakori hiba, hogy a vállalkozók hosszú funkciólisták alapján hasonlítják össze a rendszereket. Közben olyan szolgáltatásokért fizetnek, amelyeket később soha nem használnak. Sokkal fontosabb végiggondolni, hogy a napi működés során mely funkciók jelentenek valódi előnyt.
Egy kisebb üzlet számára például gyakran értékesebb a gyors visszakeresés vagy az egyszerű riportkészítés, mint egy ritkán használt speciális modul. Érdemes minden funkciónál feltenni a kérdést: hányszor fogom ezt használni egy héten? Ha a válasz évente néhány alkalom, akkor valószínűleg nem ez a döntő szempont.
A modern e-pénztárgép rendszerek közül sok kínál rengeteg lehetőséget, de a valódi értéket általában azok a funkciók adják, amelyek naponta többször segítik a munkát. Ezekre érdemes koncentrálni a választás során.
TIPP: Készíts egy listát a vállalkozásod húsz leggyakoribb napi feladatáról, majd nézd végig, hogy az egyes rendszerek hogyan kezelik ezeket. Ez sokkal pontosabb képet ad a várható használhatóságról, mint bármilyen prospektus vagy funkciólista. További információkért érdemes felkeresni a www.penztargepem.hu oldalt.
Fotó: magnific.com